ドキュメントアーカイブの最良の解決策は？

私（および同僚）が体系的な方法でドキュメントをアーカイブするのに役立つユーティリティを探しています（Zeitgeistのようですが、永続的です）。

ユーティリティは、古い
ドキュメントをデスクトップからクリーンアップし、
サーバーに保存する必要があります（
可能な限り自動的に
一貫して）
ほんの数か所から（ドキュメント
ディレクトリ）
ドキュメントは
今後何年にもわたって安価な大型メディアに保存される必要があります–ハードディスクと
ファイルシステムでしょうか？小規模な組織向けに
保守と管理が簡単です。
ドキュメントは簡単に見つけて復元できる必要があります

体系的な方法の1つは、年、月、ユーザーまたはユーザー、年、月ごとのディレクトリ構造です。ドキュメントをプロジェクトにリンクできる場合、ドキュメントを検索可能にする場合、ドキュメントをメールで送信できる場合は、OpenOfficeの従来のドキュメントだけでなくIMについても話し合うことができます。

何かアイデアはありますか？

承認された回答：

古いPC（大きな新しいHDD / sを搭載）をバックアップサーバー専用にして、BackupPCをインストールできます

クライアント側のソフトウェアは必要ありません。クライアントのNFSバックアップディレクトリ（たとえば、/home/または/home/ username / Desktopなど）を介してエクスポートするか、Windowsステーションのフォルダを共有するだけです
強力なWebユーザーインターフェイスにより、管理、ログファイルの表示、構成が可能になります
ファイル拡張子は、ファイルを含める/除外するために定義できます
高速バックアップにrsyncを使用

個別に、XapianまたはOmegaを使用してLinuxサーバーにWeb検索を実装できます